Wet op de privacy – juni 2018
Afspraken n.a.v. de privacywet in het Senioren Ontmoetingspunt.
Naam organisatie:
stichting Senioren Ontmoetingspunt te Doetinchem.
Omschrijving doelstelling van de organisatie:
een maatschappelijke organisatie die ontmoeting en ontspanning biedt aan 50-plussers.
Identiteit van de organisatie:
een vrijwilligersorganisatie, werkt niet met betaalde medewerkers, de stichting heeft een huishoudelijk reglement en werkt met vrijwilligerscontracten.
- Intern
We maken gebruik van de volgende documenten:
Een bestandslijst met naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de meewerkende vrijwilligers.
Het vrijwilligerscontract, waarin alleen de naam van de vrijwilliger wordt gebruikt.
Waarvoor een bestandslijst en een vrijwilligerscontract?
Van de bestandslijst worden de gegevens gebruikt voor het uitgeven van een interne nieuwsbrief, het doorgeven van mededelingen, memo’s en sociale momenten. Uitwisseling tussen de vrijwilligers ten behoeve van werkafspraken.
In het vrijwilligerscontract zijn de afspraken tussen de organisatie en de vrijwilliger vastgelegd. - Nadere informatie
Het Senioren Ontmoetingspunt werkt met 40 – 50 vrijwilligers.
Bij het bestuur/secretariaat zijn de volgende gegevens opgeslagen: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Genoemd de bestandslijst. Deze gegevens staan opgeslagen in een computerbestand.
Het vrijwilligerscontract wordt opgeslagen in een map, niet digitaal.
De twee bestanden worden zo nodig maandelijks opgeschoond.
Er is per mei 2018 aan eenieder gevraagd of hun gegevens in de bestaande bestanden gehandhaafd mogen worden. Er is geen enkele reactie binnen gekomen van personen die dat niet goed vonden. Gegevens van vertrekkende personen worden per direct uit het bestand verwijderd. Er worden geen gegevens verstrekt aan derden zonder toestemming van de betreffende persoon.
Instructies
De verwerking/opschonen van de gegevens vindt plaats via het secretariaat. - Externe contacten
Uitgifte van een nieuwsbrief
De nieuwsbrief is bedoeld om mensen op de hoogte te brengen van de activiteiten en van de geboden ontspanningsmogelijkheden. Men meldt zich voor het ontvangen van een nieuwsbrief eerst zelf aan d.m.v. het doorgeven van het e-mailadres. De nieuwsbrief wordt breed verspreid, zowel onder maatschappelijke organisaties als onder particulieren.
Opzeggen van de nieuwsbrief
Het opzeggen/stopzetten van de interne en de externe contacten verloopt via de mail (info@seniorenontmoetingspunt.nl) en komen binnen bij het secretariaat. Op verzoek worden alle gegevens direct verwijderd.
Er wordt geen digitaal bestand bijgehouden van oud-medewerkers.
Er worden geen gegevens doorgegeven aan andere organisaties.
Er worden geen gegevens doorgegeven aan derden zonder toestemming van de betreffende persoon. - PR-materiaal (flyers e.d.)
Er worden geen adressen/foto’s in een folder of in de nieuwsbrief geplaatst zonder toestemming van de betreffende personen. - Technische maatregelen
De organisatie heeft een Dropbox.
De computers waarop wordt gewerkt zijn voorzien van een beveiliging.
Er wordt gebruik gemaakt van Google. - Website en bescherming/verwerking van de gegevens
Voor gebruik van foto’s wordt toestemming gevraagd.
De website is voorzien van een SSL-certificaat.
Er worden geen persoonsgegevens vermeld op de website.
MP/SO – Doetinchem, 7 juni 2018
